Jak zacząć maila, w jaki sposób skonstruować jego zawartość i czym go zakończyć? Przed tym dylematem prędzej czy później stanie każdy z nas – w szkole, na studiach czy w pracy. Przygotowaliśmy więc przejrzysty poradnik, dzięki któremu stworzysz wiadomość dopasowaną do profilu odbiorcy.
Nad tym, jak rozpoczynać maila w prawidłowy sposób, zastanawia się wiele osób. To specyficzny typ komunikacji, stosowany w różnych sytuacjach. Określić go można jako pośredni, między swobodnymi komunikatorami a tradycyjnymi (i rzadko stosowanymi już) listami. Zwykle maile kojarzą się z korespondencją nieco bardziej oficjalną, np. służbową. Wysyłane bywają do kontrahentów, wykładowców, pracodawców czy instytucji państwowych. Warto więc wiedzieć, jak je dobrze zacząć, prawidłowo napisać i zakończyć w dobrym tonie.
Jak rozpocząć maila? Najpierw odpowiednio wybierz temat
Przed przystąpieniem do pisania właściwej treści maila, masz jeszcze jedno zadanie – wybór tematu. Wielu autorów wiadomości bagatelizuje to okienko, co jest bardzo złą decyzją. W końcu to ono – jako pierwsze – przyciąga uwagę odbiorcy. Od niego zatem zależy, czy rozmówca zainteresuje się wiadomością i z jakim nastawieniem ją otworzy. Dobry temat powinien więc:
- mieć krótką i zwięzłą formę,
- być czytelny i zrozumiały,
- wstępnie wprowadzać odbiorcę w tematykę maila.
Pamiętaj, że osoba, do której piszesz, może dziennie otrzymywać kilka lub nawet kilkadziesiąt maili. Ułatw jej pracę i stwórz taki temat, by od razu wiedziała, w jakiej sprawie piszesz.
„Witam” czy „Dzień dobry”? Jak zacząć maila?
Jak zaczynać maila oficjalnego? Zdecydowanie nie od słowa „Witam”. Dlaczego? Zwrot ten:
- sugeruje podrzędność odbiorcy względem nadawcy,
- uważany jest za niestosowny w korespondencji formalnej (akceptowany w nieoficjalnej),
- powinien być wykorzystywany raczej w mowie, a nie piśmie.
Zdecydowanie lepszym wyborem będzie np. „Dzień dobry”. To forma grzecznościowa, która nie jest nacechowana negatywnie. Co więcej, jest uniwersalna, bo zastosować ją można wobec osób w różnym wieku, niezależnie od ich stanowiska.
Jak rozpocząć maila, pomijając „Witam”?
Nie każdy specjalista uważa „Dzień dobry” za dobre rozpoczęcie maila, choć jest lepsze od „Witam”. Co jednak, jeśli odbiorca przeczyta wiadomość wieczorem lub w nocy, a nie w ciągu dnia? Możesz mieć nadzieję, że po prostu nie zwróci uwagi na tę nieścisłość.
Dość łatwo natomiast można uniknąć tego typu problemów związanych z porą dnia. Wystarczy tylko skorzystać z powszechnie akceptowanych zwrotów, takich jak np.:
- „Szanowny Panie/Pani/Państwo”,
- „Szanowny Panie/Pani imię lub nazwisko” (zależnie od stopnia zażyłości),
- „Szanowny Panie/Pani stopień/tytuł/stanowisko (np. Szanowny Panie Profesorze/Dyrektorze).
Jak napisać oficjalnego maila? Wskazówki dotyczące treści
Skoro kwestia tematu została wyjaśniona, czas przejść do treści. Jak napisać oficjalnego maila w dobrym tonie? Podstawą jest dostosowanie języka do odbiorcy. Wiadomość do kontrahenta zapewne będzie miała nieco inaczej niż ta do profesora czy Naczelnika Urzędu Skarbowego.
W każdym przypadku musisz jednak zadbać o:
- odpowiednie słownictwo, zrozumiałe dla odbiorcy (np. wykorzystywanie branżowych zwrotów),
- unikanie słów i zwrotów potocznych,
- ograniczenie żartów i spoufalania się.
Każdy z nas codziennie wysyła dziesiątki wiadomości. Wystarczy pomyśleć o komunikatorach, mediach społecznościowych, SMS-ach i innych formach online i offline. Większość z nich nie jest jednak oficjalna. Wskazane jest więc wyraźne oddzielenie tych odmiennych typów komunikacji.
Wielkie i małe litery, ortografia oraz interpunkcja
W SMS-ach czy mediach społecznościowych wielu internautów nie zwraca uwagi na przestrzeganie zasad poprawnej pisowni. To jednak niedopuszczalne w oficjalnej korespondencji. Każde zdanie kończ odpowiednim znakiem, a nowe rozpoczynaj od wielkiej litery. Tak też wyróżniaj bezpośrednie zwroty do adresata. Nie zapominaj o zasadach ortografii, przecinkach i innych znakach interpunkcyjnych.
Wiele osób popełnia błąd już w pierwszej linijce maila. Nigdy nie stawiaj kropki i nie zostawiaj pustego miejsca po powitaniu. Zawsze powinien być tam przecinek, a treść musi zaczynać się od małej litery, np.:
- Szanowny Panie Profesorze,
nawiązując do naszej rozmowy dotyczącej pracy zaliczeniowej…
Emotikony
Emotikony są kategorycznie zabronione w wiadomości oficjalnej. Nie dawaj uśmiechniętych buziek, pisząc wiadomość w poważnej sprawie. Oczywiście zdarza się, że stosują je nawet profesorowie czy dyrektorzy wielkich firm. Zwykle natomiast jest to dopuszczalne w przypadku korespondencji między osobami, które dobrze się znają.
Struktura tekstu
Jak napisać e-mail, żeby czytanie go sprawiło odbiorcy przyjemność? Oprócz treści zadbaj o przejrzystą strukturę tekstu. Pamiętaj, że maile odbierane są na różnych urządzeniach. Nie zawsze Twój korespondent będzie je przeglądał na dużym ekranie laptopa. Wiadomość musi być więc czytelna, zwięzła i dobrze skonstruowana.
Wiadomość powinna zostać podzielona na względnie równe akapity. Jeśli chcesz poruszyć kilka tematów, każdy opisz w oddzielnej części. Jeśli e-mail ma załączniki, koniecznie o nich wspomnij. W miarę możliwości używaj wypunktowań, by Twój korespondent nie pominął żadnego istotnego wątku.
Jak grzecznie poprosić o odpowiedź?
Zdarza się, że wysyłamy maila w naglącej sprawie i zależy nam na uzyskaniu szybkiej odpowiedzi. Czasem też jesteśmy zmuszeni wystosować wiadomość z ponagleniem, bo na poprzednią nam nie odpisano. Takie sytuacje zawsze są stresujące i mało komfortowe – szczególnie, jeśli musimy zwrócić się do osoby, od której jesteśmy zależni.
Przed wysłaniem ponaglenia najlepiej odczekać przynajmniej 3 dni robocze, by nie zostać odebranym jako osoba nachalna. Druga kwestia to dobra argumentacja. Warto wyjaśnić, dlaczego otrzymanie odpowiedzi w jak najkrótszym czasie jest dla ważne, np.:
- Szanowny Panie Profesorze,
w dniu <data> wysłałem do Pana wiadomość <tytuł> z zapytaniem <treść>. Byłbym bardzo wdzięczny za odpowiedź w tej sprawie jeszcze w tym tygodniu. To dla mnie bardzo ważne, ponieważ do <data> jestem zobligowany <powód>.
Na końcu możesz dodać uprzejme przeprosiny za tę „nachalność”:
- Przepraszam za kłopot oraz ponaglenia.
Z wyrazami szacunku
Imię i nazwisko
Chcesz w pierwszej wiadomości zaznaczyć, że zależy Ci na czasie? Jeśli styl korespondencji jest półoficjalny lub nieoficjalny, możesz posłużyć się jednym ze zwrotów uniwersalnych, np.:
- czekam na odpowiedź,
- czekam na odpowiedź i (np.) szczegóły umowy.
Jak zakończyć mail?
Zakończenie maila jest równie ważne, jak jego początek. Powinno wyrażać szacunek do odbiorcy, a jednocześnie pozostawiać po Tobie dobre wrażenie. Fraza zamykająca wiadomość zwykle jest powiązana z tą otwierającą. Jeśli zacząłeś wiadomość od „Szanowny Panie/Pani/Państwo”, to na końcu wstaw „Z wyrazami szacunku”.
Co zamiast „Pozdrawiam” na końcu maila?
Popularnego „Pozdrawiam” w wiadomości formalnej całkowicie najlepiej unikać. Może pojawić się w korespondencji nieoficjalnej, prowadzonej przez osoby dobrze znające się, podobnie jak „Witam” na początku. Zamiast niego jednak o wiele lepszym rozwiązaniem będzie zastosowanie uniwersalnego „Z poważaniem”. To prawidłowy zwrot, niezależnie od sposobu rozpoczęcia wiadomości.
Po każdej ze wspominanych formuł pożegnalnych w e-mailu nie powinno być znaku interpunkcyjnego. Dotyczy to zarówno przecinka, jak i kropki. Twoja wiadomość może więc kończyć się np. tak:
- Z poważaniem
Imię i nazwisko
Bezpośrednio pod formułą pożegnalną możesz wstawić profesjonalną stopkę. W Gmailu jest funkcja, która pozwala na dodawanie jej automatycznie do wiadomości (każdej lub tylko do wybranych). Zależnie od Twoich wymagań, możesz w niej zawrzeć m.in.:
- imię i nazwisko,
- adres strony internetowej,
- numer telefonu,
- stanowisko i firmę, którą reprezentujesz,
- logo firmy.
To przyśpieszy wysyłanie wiadomości. Dobrze przygotowana stopka wygląda profesjonalnie i stawia Cię w dobrym świetle przed odbiorcą.
Instalacja
Okres umowy
