Jak wziąć telefon na firmę? Ile można zaoszczędzić?

Telefon na firmę jest niezbędny do prowadzenia większości rodzajów działalności gospodarczych. Decydując się na zakup telefonu na firmę, musisz pamiętać o wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych. Dzięki temu skorzystasz z dodatkowych odpisów amortyzacyjnych. Sprawdź, jak odliczyć telefon na firmę.

Telefon na firmę – jak go rozliczyć?

Telefon na firmę można rozliczyć na dwa sposoby:

1. Liniowo – dzięki temu można odliczyć 20% wartości urządzenia netto w ciągu roku, ale tylko przez 5 lat.
2. Jednorazowo – po zakupie urządzenia trzeba włączyć go do kosztów uzyskania przychodów w całej kwocie w miesiącu wprowadzenia do ewidencji.

Rozliczenie zakupu telefonu na firmę jest dość proste. Do określonej kwoty (3500 złotych netto dla płatników VAT) urządzenie jest rozliczane jednorazowo. To oznacza, że musisz uwzględnić sprzęt w kosztach uzyskania przychodu. Dla smartfonów powyżej tej wartości konieczne jest wprowadzenie go do ewidencji środków trwałych i poddania odpisom amortyzacyjnym.

Warunkiem wpisania telefonu do ewidencji jest użytkowanie sprzętu przez co najmniej rok.

Telefon służbowy a koszty uzyskania przychodu – co mówi prawo?

Zgodnie z Ustawą o PIT, a dokładnie Art. 22 ust. 1 kosztem uzyskania przychodu jest wydatek, który spełnia trzy podstawowe warunki:

• koszt musi być faktycznie poniesiony,
• koszty muszą być generowane w celu osiągnięcia przychodów,
• wydatki nie są zawarte w kosztach niestanowiących kosztów uzyskania przychodu zgodnie z Art. 23 ust. 1 Ustawa o PIT.

W razie ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego podatnik jest zobowiązany do wykazania, że sprzęt jest użytkowany wyłącznie na potrzeby firmowe. To samo tyczy się sytuacji, w której korzystasz z prywatnego smartfona, prowadząc na nim rozmowy biznesowe. Wtedy wartość abonamentu i rozmów możesz włączyć do kosztów uzyskania przychodu.

Zakup telefonu na firmę – jak go zaksięgować?

Jeśli nie masz doświadczenia w księgowości, skorzystaj ze wsparcia biura rachunkowego. Będziesz mieć pewność, że telefon na firmę zostanie poprawnie rozliczony. Na zakupiony telefon firmowy oraz abonament potrzebujesz odrębnej faktury sprzedażowej z pełną wartością urządzenia. 

Zakup telefonu na firmę z płatnością ratalną również umożliwia włączenie go do kosztów uzyskania przychodów – wraz z odsetkami za spłatę zobowiązania.

Telefon firmowy księgujemy w kolumnie 13 dokumentu KPiR, czyli „Zakup różnego rodzaju usług na potrzeby prowadzonej działalności”. 

Zakup telefonu na firmę – odliczenie VAT. Co trzeba wiedzieć?

Kupując telefon na firmę jednoosobową, możesz odliczyć 23% VAT. Taka możliwość pojawia się wskutek tego, że smartfon stanowi koszt uzyskania przychodu. Jako czynny podatnik VAT możesz odliczyć nie tylko stawkę VAT za telefon, ale także akcesoria ochronne, np. folię. W tym przypadku możliwe jest odliczenie 100% podatku. Dla zobrazowania opłacalności zakupu telefonu firmowego: koszt brutto produktu wynosi 3500 złotych, stawka VAT 23%, a przedsiębiorca jest opodatkowany na zasadach ogólnych. Dzięki temu koszt na firmę wyniesie 2248,43 złote. To oznacza, że oszczędności wynikające z zakupu telefonu na firmę sięgną w tym przypadku 1251,57 złotych.